Tetapibiasanya padaikan, packing dilakukan oleh costumer sendiri atau dari costumer, sedangkan pihak MSA hanya mere-packing. o Kargo : Merupakan jasa penitipan barang yang memerlukan penanganan khusus terhadap barang tersebut. Pertama wasiat Olografis. Pada pembuatan surat wasiat olografis dibutuhkan dua orang saksi. Adapun prosesnya adalah sebagai berikut, pada saat pewaris menitipkan surat waris, kemudian notaris langsung membuat akta penitipan (akta van de pot) yang ditandatangani oleh notaris, pewaris, serta dua orang saksi dan akta itu harus ditulis di bagian Pengolahandata stok barang pada PT. Surya Kencana masih dilakukan secara manual, yaitu dengan menggunakan buku besar, akibatnya pengolahan data tersebut memakan waktu yang lama. Padahal untuk mengolah data barang diperlukan ketelitian dan ketepatan. Dokumentasi data barang di suatu perusahaan / badan usaha sangat penting dilakukan. Penyerahanatas Barang Milik Negara Yang Berasal Dari Aset Lain-lain dilakukan oleh Penyerah Barang kepada Direktorat Jenderal Kekayaan Negara atau Kementerian/Lembaga Selaku Counterpart yang sekurang-kurangnya disertai dengan data dan dokumen: a. daftar barang yang akan diserahkan; b. dokumen kepemilikan; c. Bentuknyadilakukan secara tertulis, antara pihak hotel dengan pihak pengguna jasa. b. Isi perjanjian penitipan barang pada Hotel The Santosa Senggigi, yaitu mengenai waktu seberapa lama pihak tamu akan melakukan penitipan, dan jenis barang yang akan dititip yaitu barang-barang yang ringan untuk dibawa seperti, Uang, Tas, Kamera Digital dan Wajib melakukan pengisian pada buku penitipan barang saat penitipan dan pengambilan barang. • Barang yang dititipkan menjadi tanggung jawab pribadi dan Login LAKESMA tidak bertanggung jawab terhadap barang yang hilang. • Penitipan Maksimal adalah 7 hari, apabila lebih harap untuk mengkonfirmasi ke PJ terkait 1Maksud dan Tujuan Pengelolaan, Penatausahaan dan Akuntansi Persediaan 2 3 4 - Membuat Berita Acara Penitipan Barang. - Membuat kartu Stock Barang - Melakukan Stock Opname secara berkala. PEMBAYARAN PERSEDIAAN 1) Pembayaran barang persediaan dapat dilakukan melalui mekanisme LS dan Uang Persediaan 2) Faktur dan kuitansi tagihan atas Tamu menginformasikan untuk check-out ke Bell Desk atau Front Office Chasier atau Receptionist dan minta dikirim seseorang untuk membantu menurunkan barang. Tanyakan nama tamu dan nomor kamarnya, jam berapa tamu akan check-out. • Porter mengambil Bellboy Errand card, membawa trolley dan menuju ke kamar tamu. tamudatang terlalu awal dari jam check in yang ditentukan oleh hotel hal yang harus dilakukan oleh bellboy pada saat menangani penitipan barang yaitu: keluarkan atau buatkan kartu penitipan barang (baggage claim check) tempatkan barang diruang penitipan catat pada buku penitipan barang cocokkan pasangan kartu penitipan bila tamu akan mengambil Terdapatdua macam penitipan barang: a. Penitipan sejati yaitu yang dibuat dengan cuma-cuma kecuali jika diperjanjikan sebaliknya dan terhadap barang bergerak. b. Penitipan sekestrasi yaitu perjanjian penitipan barang dalam hal terjadinya perselisihan. Barangnya dapat berupa barang bergerak maupun barang tetap, dan keberadaannya adalah pada XNPF0Y6. A. PENGERTIAN PORTER Di setiap hotel diperlukan tenaga yang kusus bertanggung jawab dalam penanganan barang - barang bawaan tamu , orang yang bertugas melaksanakan tugas ini di sebut dengan istilah , Bellboy / porter / bellhop / service clerk. Bila anda sudah siap menenjadi bellboy maka anda siap untuk memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan dalam arti kata kerah tamahan, efektif dan efisien sehingga dapat memberikan kesan yang baik kepada tamu saat menganai barang bawaan tamu dan juga siap untuk menerima perintah baik dari tamu maupun rekan kerja., bukti kepuasan tamu biasanya diwujudkan dalam pemberian TIPS To Ensure prompt Service . Namun sebagai bellboy yang baik jangan TIPS tersebut dijadikan tujuan utama dalam melakukan tugas. Untuk menjadi Bellboy yang professional, selain memiliki ketrampilan yang memadai juga di tuntut untuk memiliki sikap yang baik dan positif baik sama tamu maupun sesama karyawan, berikut ini sikap yang harus dimilik oleh bellboy • Kepribadian • Sopan dan ramah • Jujur dan siap membantu tamu • Tepat waktu • Penampilan pribadi • Hal – hal yang perlu dihindari oleh Bellboy • Tidak bersin sambil menghadap ke tamu dan gunakan sapu tangan saat bersin • Tidak merokok saat anda bekerja atau di area kerja • Tidak boleh menggaruk – garuk rambut atau bagian tubuh yang lain B. TUGAS CONCIERGE SECTION INI MELIPUTI Tamu – tamu yang menginap di hotel pada umumnya adalah mereka yang sedang melakukan perjalanan dan berada jauh dari rumahnya , dengan demikian mereka pasti membawa barang - barang yang diperlukan disamping barang – barang yang mereka peroleh dalam perjalanannya. Hotel sangat berkewajiban untuk menjaga keamanan dan memberi pelayanan terhadap barang barang tamu yang ditangani oleh bagian yang di sebut dengan Concierge section atau uniform service. Di mana tugasnya meliputi • Melayani barang bawaan tamu saat tamu check - in • Melayani barang bawaan tamu saat tamu Check - out • Melayani barang bawaan tamu saat tamu pindah kamar changing room • Melayani penyimpanan barang bawaan tamu • Melayani paging service • Mengantarkan surat, Koran dan pesan untuk tamu hotel • Menangani layanan parkir kendaraan bagi tamu • Menangani layanan lift C. POSISI TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB • Uniform service manager / Chief concierge • Assistance Uniform Service Manager / Assistance Chief Concierge • Bell Captain / Head Porter • Bellboy / Bellhop / Porter / Service Clerk • Doorman / linkman • Lift Attendant / Liftman • Pageboy • Messenger • Courier • Enquiry Clerk • Cloakroom attendant D. PERALATAN DAN FORM • Concierge Counter atau Bell desk • Bellboy trolley • Sound system • Electric bell boy trolley • Log book • Luggage tag • Bellboy errand card • Bellboy control sheet • Departure slip • Luggage claim check • Temporary Luggage claim check • Luggage room book • Hotel sticker E. PERALATAN DAN FORM • Trunk • Suitcase • Briefcase • Hand bag / Handling bag / Satchel • Hat box • Cosmetic case / beauty case / Vanity case • Haversack • Traveling / Shoulder bag • Garment bag / Valet bag • Golf case Camera case • Laptop bag • Overcoat • School bag • Box • Package F. HANDLING GUEST LUGGAGE WITH CARE • Expense • Limiting Expense Prosedur penangana barang tamu • Lifting “ This way up” sign “ Fragile “ sign “ Keep dry “ sign • Staking G. PROSEDUR MELAYANI TAMU PERORANGAN DAN BARANG BARANG BAWAAN TAMU SAAT CHECK - IN Ucapkan salam dan selamat datang sambil menanyakan apakah tamu membawa barang – barang bawaan Bila ya , keluarkan barang - barang tamu dengan hati - hati Sambil mengangkat barang – barang bawaan tamu persilahkan tamu menuju counter untuk mendaftar Letakkan barang barang tamu dengan baik di tempat yang tidak mengganggu perjalanan tamu Pasanglah gantungan barang pada masing – masing barang dan tulis identitas barang tamu lalu siap – siap untuk di panggil reseption Setelah dipanggil segera kemeja pendaftaran untuk menerima kartu tamu , kunci dan kupon makan Bubuhkan nomer kamar dan nama tamu pada gantungan barang Persilahkan tamu untuk mengikuti menuju ke kamarnya Setelah sampai didepan kamar ketuk pintu terlebih dahulu sebelum memasuki kamarPintu kamar dibuka , nyalakan lampu dan tamu persilahkan masuk terlebih dahulu Letakkan barang – barang bawaan tamu pada tempatnya Buka korden lalu matikan lampu Jelaskan seluruh fasilitas yang ada di dalam kamar Taruh kartu tamu, kunci kamar dan kupon makan diatas meja , lalu ucapkan selamat beristirahat pada tamu dan tinggalkan kamar dengan pintu ditutup Akhirnya lengkapi kartu barang dan kembalikan ke beel Captain H. PROSEDUR MELAYANI TAMU ROMBONGAN DAN BARANG BAWAANNYA SAAT CHECK IN Periapan yang harus dilakukan meliputi • Luggage tag • Group information list • Rooming list • Bell boy errand card • Bell boy control sheet Menyortir barang tamu rombongan • Berdasarkan lokasi • Berdasarkan lantai • Berdasarkan nomer kamar Pengantaran barang tamu rombongan • Sistem pengantaran • Berdasarkan lokasi • Berdasarkan lantai • Berdasrkan nomer kamar • Peralatan • Bell boy trolley cart • Electric luggage cart Pencatatan • Rooming list • Bell boy Errand card I. MENANGANI PENJEMPUTAN BARANG TAMU Informasi tentang penjemputan barang – barang tamu dapat diketahui dari • Expected Departure List • Receptionist • Front office cashier • Guest Jika anda menerima informasi tentang tamu tamu yang akan check out maka anda harus menanyakan kepada tamu tentang hal – hal sebagai berikut • Jumlah dan jenis barang • Waktu pengambilan • Tranportasi PROSEDUR MELAYANI TAMU PERORANGAN DAN BARANG BAWAAN TAMU SAAT CHECK OUT Bell captain mengisi departure slip Bell captain memberikan Departure slip kepada bellboy Bellboy menuju kamar yang akan check out untuk mengambil barang bawaan tamu Sebelum memasuki kamar lapor terlebih dahulu kepada Room boy / roommaid yang bertugas disekitar kamar tersebut Ketuk pintu kamar dengan menyebutkan identitas kemudian masuk kamar dan ucapkan salam kepada tamu Tanyakan kepada tamu barang - barang yang akan dibawa dan periksa kondisi barang yang dimaksud. Periksa juga barang barang hotel dan bila ada kerusakan atau kehilangan laporkan ke penerima tamu dengan segera Sebelum meningggalkan kamar gantungkan Departure slip bagian atas di door knob Bawa barang bawaan tamu dan letakkan pada bellboy counter Serahkan room key kepada penerima tamu dan Departure slip bagian bawah kepada front office cashier untuk di tandatangani dan di beri tanda Paid sebagai bukti pembayaran sudah selesai dan barang barang sudah boleh di bawa oleh tamu Tamu diminta untuk memeriksa barang barangnya sebelum dimasukkan ke dalam kendaraan Ucapkan selamat jalan dengan ramah kepada tamu Kembali melapor kepada Bell captain dan menyerahkan Departure slip bagian bawah sebagai arsip PROSEDUR MELAYANI TAMU ROMBONGAN DAN BARANG BAWAANNYA SAAT CHECK OUT Proses penangannya hampir sama dengan menangani barang tamu perorangan berangkat kecuali Jumlah dan jenis barang harus di tulis pada rooming list dan di tandatangani oleh pimpinan rombongan Perincian barang untuk masing masing ditulis pada romming list K. LAYANAN CONCIERGE LAINNYA PERMINTAAN PENYIMPANAN BARANG STORE Store berati gudang penyimpanan, tamu biasanya meninggalkan barangnya di hotel untuk sementara waktu, karena itu perlu adanya tempat penyimpanan barang yang di titipkan tersebut, tempat ini sering di sebut dengan Luggage store. Ada beberapa alasan tamu menitipkan barangnya yaitu • Late check out • Early check in • Tamu Check out dan akan kembali FORM YANG DIGUNAKAN UNTUK PENYIMPANAN BARANG – BARANG TAMU • Baggage claim check • Temporary Baggage claim check • Luggage room book PROSEDUR PENITIPAN BARANG Tamu menghubungi bell captain untuk menitipkan barang dan bellcaptain akan mengintruksikan kepada bellboy Bellboy mempersiapkan baggage claim check untuk penitipan waktu yang lama dan siapkan temporary baggage claim check untuk penitipan waktu sementaraLengkapi data yang ada di luggage claim check baik lembaran bagian depan dan belakang Bawa barang titipan tamu ke luggage store Catat data yang ada di luggage claim check pada baggage room book Gantungkan luggage claim check bagian atas di setiap barang titipan tamu Robek luggage claim check bagian bawah dan berikan ke tamu Susun barang titipan tamu dengan rapi METODE PENGAMBILAN PENITIPAN BARANG TAMU Jika tamu ingin mengambil barang titipannya tamu harus menunjukkan luggage claim check sebagai bukti kepada bell captainBell captain mengintruksikan kepada bellboy untuk mengambil barang di luggage store Cocokkan lembar bagian atas dan bagian bawah nomer serinya Bila sama minta kepada tamu untuk menandatangani baggage room book Catat data delivered pada baggage room book L. MENANGANI BARANG BAWAAN TAMU SAAT PINDAH KAMAR • Adanya kemauan sendiri untuk pindah, • Pihak hotel yang memintanya, PROSEDUR MELAYANI TAMU DAN BARANG BAWAAN NYA SAAT PINDAH KAMAR Bell captain memerintahkan bellboy untuk memindahkan barang tamu yang pindah kamar Bellboy masuk kekamar dan menanyakan barang barang yang akan di pindahkan serta menanyakan kepada tamu apakah sudah siap untuk pindah kamar Pindahkan barang barang tamu ke kamar yang baru Lengkapi dan distribusikan formulir pindah kamar ke bagian yang bersangkutan Lapor ke bell captain sambil menyerahkan Bellboy erran card MENANGANI BARANG TAMU YANG SUDAH DIBUNGKUSpack luggage Pemindahan barang Cek dan periksa lokasi dan keadaan barang sebelum dipindahkan sebelum dipindahkan ke kamar baru Memeriksa barang barang tamu yang tertinggal atau barang milik hotel yang terbawa atau rusak Gunakan methode pemindahan barang tamu yang benar untuk menghindari kerusakan Letakkan barang tamu di kamar yang baru dengan posisi yang sama dengan posisi di kamar yang lama Pencatatan Catat semua barang ke dalam beel boy errand card, catat di balik bell boy errand card jika anda sudah mendapatkan kunci kamar lama, tulis Key OK, dan serahkan bell boy errand card pada bell captain Tandatangi Room or rate change slip dan serahkan key pada reception MENANGANI BARANG TAMU YANG BELUM DIBUNGKUS Unpack luggage Bell captain atau Bell boy mempunyai kewenangan untuk membungkus barang bawaan tamu Dalam pemindahan barang milik tamu yang belum dibungkus diperlukan saksi, biasanya saksi tersebut terdiri dari , Hotel Security, Duty manager, Housekeeper, assistant front office manager Lakukan pencatatan semua barang tamu yang dipindahkan pada bell boy errand card, lengkap dengan lokasi barang tersebut di letakkan, dan para saksi harus menandatangani dibalik bell boy errand card, serta di tuliskan Key Ok , jika kunci kamar yang lama sudah di kembalikan Tandatangi Room or rate change slip, dan distribusikan kepa department yang terkait sesuai dengan standard hotel Serahkan ke pada reception Serahkan Bell boy errand card kepada bell captain LAYANAN PENGANTARAN KORAN Pada hotel bisnis, permintaan layanan Koran sangat sering diinginkan oleh tamu, tugas ini dilakukan oleh porter, pendistribusian koran dapat dilakukan pada pagi hari maupun sore hari sesuai dengan terbitnya Koran tersebut, fasilitas ini didapat secara Cuma Cuma. Khusus tamu tamu yang menginap dilantai atau room khusus,biasanya dapat memiliki jenis Koran yang di inginkan, untuk tamu yang menginap di lantai atau room akan mendapatkan Koran yang telah ditentukan oleh hotel sedangkah prosedur pengantaran Koran adalah Koran yang datang di sortir terlebih dahulu sebelu di antar sesuai dengan permintaan yang terdapat pada news delivery order Koran di antarkan kekamar tamu dengan cara menyelipkan pada bawah pintu kamar tamu atau meletakkan pada news paper bag dan di gantung di bagian pintu luar Bellboy memberikan tanda pada news delivery order sebagai bukti Koran sudah di antar sesuai dengan pesanan LAYANAN PAKET Paket dari lar yang di tujukan ke tamu hotel dapat di titipkan di concierge yang nantinya akan di sampaikan kepada tamu yng bersangkutan dengan procedure Tamu dari luar akan meyerahkan parcel atau paket yang di berikan kepada concierge Data pengirim dan jenis kiriman dicatat dalam package / parcel hold for pick up Lembar pertama di berikan kepada pengirim sebagai bukti, lembar kedua di temple pada parcel, lembar ketiga di masukan dalam file Bila tamu ingin mengambil harus di minta tanda tangan Page 2